Optimiza la Gestión de Tu Equipo: Software para Archivos de Empleados

No mundo actual, a gestão eficaz de documentos é essencial para o bom funcionamento de qualquer organização. Com o aumento do volume de documentação, muitas empresas estão a recorrer ao software de gestão documental para garantir uma organização eficiente e segura de ficheiros. Este artigo explora o conceito de gestão documental, discute os objectivos de utilizar este tipo de software e faz uma análise dos seis melhores programas de gestão documental que deve considerar em 2024. Desde ONLYOFFICE DocSpace a LogicalDOC, oferecemos uma visão aprofundada de cada um, com os seus prós e contras. Além disso, abordamos a variedade de documentos que podem ser armazenados nos arquivos digitais dos empregados e fornecemos alguns links úteis. Vamos mergulhar no mundo da gestão documental digital e descobrir como pode transformar a eficiência organizacional na sua empresa.

### ¿Qué es la gestión documental?

A gestão documental refere-se ao processo de utilização de um sistema para rastrear, gerir e armazenar documentos de uma empresa, reduzindo o papel utilizado e permitindo uma recuperação de informações mais eficiente. Este sistema torna o processo de digitalização de documentos essencial para a maior eficiência operacional e para garantir que a informação seja facilmente acessível a todos os colaboradores autorizados. De certa forma, é uma maneira de transformar a papelada desordenada em formatos digitais organizados e acessíveis.

Historicamente, a gestão documental envolvia pilhas de papel e intrincados sistemas de arquivo que eram tanto propensos a erros como demorados. Com a evolução da tecnologia, os sistemas digitais de gestão de documentos têm possibilitado a centralização da documentação, o que facilita não apenas o armazenamento, mas também a recuperação de documentos em questão de segundos. Esta transformação digital também contribui para a segurança dos dados, garantindo que informações confidenciais sejam adequadamente protegidas.

### Objetivos del software de gestión documental

Os softwares de gestão documental têm uma variedade de objetivos, incluindo a melhoria da eficiência dos processos dentro de uma organização. Ao centralizar e digitalizar documentos, as empresas conseguem assegurar que as informações estão acessíveis a todos os colaboradores que precisam delas, mas sem comprometer a segurança e a privacidade. Além disso, a capacidade de compartilhar documentos de forma eletrónica significa que os processos se tornam mais rápidos, eliminando a necessidade de transferências manuais de documentos entre departamentos.

Outra meta fundamental é a conformidade com regulamentos. Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações rigorosas sobre a forma como os documentos são geridos e armazenados. Os softwares especificamente concebidos para gestão documental ajudam as empresas a seguir estas normas, garantindo que todos os documentos sejam armazenados e geridos de forma compatível e legal. Essa conformidade não só evita sanções legais, mas também aumenta a confiança dos clientes e investidores na eficácia organizacional da empresa.

### Los 6 mejores software de gestión documental a tener en cuenta en 2024

#### 1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace é uma solução inovadora que oferece uma plataforma integrada para gerenciar documentos e colaboração em tempo real. Com ONLYOFFICE DocSpace, as empresas podem criar um espaço centralizado onde os colaboradores podem acessar, editar e compartilhar documentos de forma segura. A interface amigável e as ferramentas colaborativas permitem que as equipes trabalhem simultaneamente em arquivos, aumentando a eficiência e reduzindo conflitos entre versões.

Este software é particularmente apreciado pela sua flexibilidade na integração com outros serviços de cloud, podendo conectar-se facilmente às plataformas já existentes numa empresa. Além disso, o ONLYOFFICE DocSpace possui recursos de segurança de ponta, garantindo que os documentos confidenciais estejam sempre protegidos.

#### 2. OpenKM

OpenKM é uma solução de código aberto que oferece funcionalidades robustas de gestão documental, sendo uma das preferidas para empresas que valorizam a versatilidade e a economia. Oferecendo uma variedade de recursos que incluem armazenamento de documentos, gerenciamento de conteúdo e automação de fluxo de trabalho, o OpenKM se destaca por ser altamente customizável. Isto significa que ele pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de diferentes tipos de organizações.

Outro benefício notável do OpenKM é a sua acessibilidade para negócios de todos os tamanhos, desde pequenas startups a grandes corporações. As funcionalidades de pesquisa avançada facilitam a localização de documentos, enquanto os controlos de segurança garantem que o acesso aos arquivos seja restrito a utilizadores autorizados.

#### 3. DocuWare

DocuWare é uma solução amplamente utilizada que se concentra em digitalizar e automatizar os processos de documentação de uma organização. Oferece um fluxo de trabalho simples e poderoso que otimiza a produtividade através da automação de tarefas rotineiras e repetitivas. Os recursos de captura automática de documentos garantem que a entrada de dados seja rápida e precisa, reduzindo significativamente os erros humanos.

Além disso, o DocuWare possui integração com uma variedade de softwares empresariais, tornando-o um complemento valioso para qualquer infraestrutura tecnológica existente. A segurança, mais uma vez, é um ponto forte, com medidas abrangentes para proteger a integridade e confidencialidade da informação gerida.

#### 4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud é uma plataforma confiável que proporciona uma experiência melhorada no gerenciamento de documentos, especialmente no que diz respeito à assinatura e partilha de documentos digitais. Com a integração do Acrobat Reader e Adobe Sign, o Adobe Document Cloud permite que as empresas gerenciem documentos desde a criação até à assinatura e armazenamento, de forma eficiente e segura.

A capacidade do Adobe Document Cloud de se integrar com outros produtos Adobe significa que as empresas podem explorar uma suite abrangente de ferramentas para design e comunicação. Além disso, a plataforma é amplamente reconhecida pela sua robustez em termos de segurança, o que a torna ideal para empresas que lidam com informações sensíveis.

#### 5. M-Files

M-Files traz uma abordagem única à gestão documental com a sua estrutura baseada em metadados, que promove a organização de documentos baseada no conteúdo, em vez da localização, facilitando significativamente a recuperação de informações. Esta solução promove uma experiência de utilizador intuitiva, permitindo que as empresas encontrem documentos através de uma simples pesquisa por palavras-chave relevantes.

Além disso, o M-Files oferece uma integração perfeita com outras soluções de software, o que permite às empresas adicionar esta ferramenta ao seu ambiente IT sem complicações. O compromisso da M-Files com a segurança significa que os documentos estão sempre protegidos e conforme as normas da indústria, evitando assim a exposição a riscos desnecessários.

#### 6. LogicalDOC

LogicalDOC é um software de gestão documental que se destaca pela sua simplicidade e eficiência. Oferecendo uma interface limpa e funcional, permite que os utilizadores armazenem, organizem e acedam a documentos de forma rápida e fácil. É uma escolha popular entre as empresas que procuram uma solução fácil de implementar e utilizar, sem necessidade de formação extensa.

O LogicalDOC apoia múltiplos idiomas, tornando-o uma escolha viável para operações globais. Ele também oferece recursos de segurança rígidos que garantem que os documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados ou violações de dados, o que é crucial em indústrias reguladas.

### Resumen

A digitalização de documentos permite que uma variedade de documentos sejam armazenados no expediente digital dos empregados. Isto inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, documentos de folha de pagamento, políticas da empresa e muito mais. O armazenamento digital não só simplifica o acesso a estas informações, mas também melhora a proteção dos dados e a conformidade regulatória.

Por tudo isso, assistir a uma demonstração gratuita ou obter uma avaliação das ferramentas mencionadas pode ser um excelente ponto de partida para descobrir qual delas melhor atende às necessidades específicas da sua organização. A seguir, encontrará alguns links úteis que podem ajudá-lo nesta avaliação.

#### ¿Qué documentos pueden almacenarse en el expediente digital de empleados?

Em geral, qualquer tipo de documento relacionado com as operações ou colaboradores de uma empresa pode ser armazenado digitalmente. Isto inclui documentos de registo de empregados, contratos, documentos fiscais, licenças, certificados, registos de formação e mais. Todos estes documentos, quando armazenados num sistema de gestão documental, são mais fáceis de aceder, gerir e distribuir, o que melhora significativamente a eficiência e a organização interna.

A utilização de software de gestão documental segura ainda proporciona uma auditabilidade eficaz. As empresas podem manter registos detalhados de quem acedeu a um documento específico e quando, aumentando a confiança e transparência dentro da organização. Como resultado, os riscos associados à gestão de documentos físicos diminuem significativamente.

#### Enlaces útiles

– [ONLYOFFICE DocSpace](https://www.onlyoffice.com/)
– [OpenKM](http://www.openkm.com/)
– [DocuWare](https://www.docuware.com/)
– [Adobe Document Cloud](https://www.adobe.com/documentcloud.html)
– [M-Files](https://www.m-files.com/)
– [LogicalDOC](https://www.logicaldoc.com/)