Factura Electrónica: Obligatoria a Partir de 2025

A partir de 2025, a factura electrónica será obrigatória em muitos países, marcando uma mudança significativa na forma como as empresas processam as suas transacções financeiras. Este artigo explora o que é a factura electrónica, quando se tornará obrigatória, quem deve aderir a este sistema, os elementos essenciais que uma factura electrónica deve conter e como as empresas podem adaptar-se a esta mudança. Com a digitalização a avançar rapidamente, é crucial que as empresas compreendam estas novas exigências para se manterem competitivas e conformes com a regulamentação. Além disso, as facturas electrónicas têm o potencial de impactar positivamente a eficiência dos negócios, proporcionando benefícios como redução de custos e melhor gestão documental. Este guia detalhado ajudará empresários e gestores a compreender o que os espera em 2025 e a preparar-se adequadamente para a transição.

### ¿Qué es la factura electrónica?

A factura electrónica é um documento digital que substitui a tradicional factura em papel. Funciona como prova de uma transacção comercial entre fornecedor e cliente e contém os mesmos detalhes que uma factura em papel, mas com o benefício adicional de ser gerada, enviada e armazenada digitalmente. A principal diferença reside no formato: a factura electrónica é criada e processada através de sistemas informáticos que cumprem normas tecnológicas e legais específicas.

Além disso, a factura electrónica é geralmente considerada mais segura do que a factura em papel, uma vez que utiliza assinaturas electrónicas para garantir a autenticidade e a integridade do documento. Estas assinaturas electrónicas evitam fraudes e alterações não autorizadas, assegurando que os dados permanecem intactos desde a sua emissão até ao recebedor final.

### ¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

A obrigatoriedade de utilização da factura electrónica para todas as empresas e trabalhadores independentes começará em 2025. Esta medida faz parte de um esforço global para modernizar e digitalizar o comércio, reduzindo a utilização de papel e promovendo processos mais eficientes. Vários países já têm estado a implementar a factura electrónica em fases, começando por grandes empresas e, gradualmente, expandindo para pequenas e médias empresas.

Esta transição obrigatória destina-se a resolver muitos dos problemas associados à factura em papel, tais como atrasos no processamento, erros manuais e altos custos operacionais. Com a adopção em massa da factura electrónica, espera-se que as empresas melhorem a sua eficiência operacional e capacidade de resposta, adaptando-se às exigências dos mercados globais.

### ¿Quiénes están obligados a hacer factura electrónica?

A obrigatoriedade da factura electrónica abrange todos os fornecedores de bens e serviços, seja qual for o seu tamanho ou sector. Isto inclui pequenas e médias empresas, grandes corporações e trabalhadores independentes, que devem aderir a este novo sistema de facturação para serem considerados conformes com a lei. Esta medida aplica-se a transacções nacionais e, em muitos casos, a transacções internacionais.

Por outro lado, os organismos governamentais também estão sujeitos a estas normas, uma vez que a factura electrónica facilita a transparência e o controlo fiscal. Ao expandir esta obrigatoriedade a todo o mercado, assegura-se que há uniformidade no processamento das facturas, promovendo uma prática comercial justa e aberta.

### ¿Qué debe contener una factura electrónica?

Uma factura electrónica deve conter os mesmos elementos que uma factura tradicional, incluindo detalhes como a identificação do emitente, o recetor, a data de emissão, a descrição dos bens ou serviços prestados, e os montantes devidos. Além disso, as facturas electrónicas devem incluir códigos específicos e informações de natureza técnica que variam de país para país, dependendo da regulamentação fiscal vigente.

#### Tienen que estar firmadas con firma electrónica avanzada:

Todas as facturas electrónicas emitidas através de plataformas de factura electrónica têm de ser assinadas com uma assinatura electrónica avançada. Esta medida é crucial para garantir a autenticidade da factura e impedir fraudes. A assinatura electrónica avançada utiliza métodos criptográficos que conectam o documento a uma identidade específica, assegurando que o emitente assuma a responsabilidade pelos dados fornecidos.

### ¿Cómo adaptarse a la factura electrónica?

Para se adaptar à factura electrónica, as empresas devem investir em software confiável que suporte a criação e gestão de facturas electrónicas. É aconselhável escolher soluções tecnológicas compatíveis com os padrões locais e internacionais, que ofereçam segurança robusta e facilidade de utilização. Muitos fornecedores de software oferecem serviços em nuvem que simplificam ainda mais este processo, permitindo o acesso seguro em qualquer lugar.

Além disso, a formação dos funcionários é essencial para garantir uma transição suave. As empresas devem planear sessões de formação para educar as suas equipas sobre como emitir, receber e gerir as facturas electrónicas, bem como sobre a importância da protecção de dados e das práticas de conformidade. Trabalhar com consultores especializados pode também facilitar a compreensão das novas exigências.

Para garantir que não perdem tempo e dinheiro durante a transição, as empresas devem começar a planear agora. A antecipação desta obrigatoriedade, destinando recursos adequados e identificando possíveis desafios, pode permitir que as empresas não só cumpram a regulação, mas também tirem o máximo partido das vantagens que a factura electrónica oferece.